- Met welk doel worden persoonsgegevens in een bestand bewaard?
Voor de ledenadministratie zijn de naw-gegevens nodig met het emailadres aangevuld met geboortedatum en tijdstip lidmaatschap. - Wie binnen de organisatie zijn verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens (bestuur, directie,…)
De voorzitter, de penningmeester en de secretaris zijn verantwoordelijk voor de bescherming persoonsgegevens. - Welke persoonsgegevens worden in het bestand opgenomen, is daar een overzicht van?
De NAW-gegevens voor het dagelijks bestuur alleen met emailadres en telefoonnummer. Aangevuld met geboortedatum en datum lidmaatschap. De leden en de overige bestuursleden krijgen alleen een lijst met naam lid en emailadres. - Worden er bijzondere persoonsgegevens bewaard (godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat)? En welke wettelijke uitzonderingsregel is van toepassing?
Nee er worden GEEN bijzondere persoonsgegevens bewaard. - Hoe worden de personen geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard?
Ja, de leden krijgen persoonlijk een schrijven wat er wordt opgenomen over hun gegevens en zij moeten dit schrijven ondertekenen dat zij akkoord gaan. - Wat is er geregeld voor personen om hun eigen persoonsgegevens in te zien?
Zij kunnen deze gegevens opvragen bij het secretariaat. - Hoe worden de persoonsgegevens bewaard (in fysieke mappen, computer, cloud, …)?
De gegevens worden in de computer bewaard beschermd met fire-wall en updates. - Zijn er kopieën of wordt er een back-up van het gegevensbestand gemaakt en hoe wordt die bewaard?
Er worden geen kopieën bewaard. - Welke maatregelen heeft de organisaties genomen om te voorkomen dat andere onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?
Bescherming computer. - Wie binnen de organisatie hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens?
Alleen het dagelijks bestuur kunnen wijzigingen in het bestand aanbrengen. - Is er een functionaris voor de gegevensbescherming in de organisatie?
In eerste instantie is de secretaris aangewezen als functionaris. - Zijn er afspraken gemaakt met externe partijen die de persoonsgegevens verwerken, is er een verwerkersovereenkomst?
Niet van toepassing er is geen externe partij. - Worden er overeenkomsten afgesloten met derden die de persoonsgegevens gebruiken en staat daar in dat de bestanden na gebruik vernietigd worden?
Nee er worden geen afspraken gemaakt met derden over gebruik gegevens en zodra een lid van de vereniging stopt worden de gegevens uit de ledenlijst verwijderd. - Heeft de organisatie een procedure opgesteld voor het melden van datalekken, en staat die op papier?
Datalekken of wanneer de laptops van de vereniging gestolen worden zullen onmiddellijk bij de bevoegde autoriteiten gemeld worden door de bevoegde personen van de vereniging.
Hellevoetsluis, 2018-09-13.
Het bestuur,
Chrisla Boertje Wageveld
secretaris.